问题:政企客户前台办理业务等待时间长,办理一项业务需要等上一至两个小时,客户经理没有更多的时间走访客户、挖掘商机。
反馈:政企营业专柜服务优化,优化营业等候区,缩短等候时长,将营业员业务受理及时性纳入绩效考核中,并对营业受理时间作出明确要求,简单业务办理时长10分钟,复杂业务办理时长30分钟。
这是中国电信江苏镇江分公司“月月谈”双向沟通答复解决员工诉求的一个实例。分公司党委全面实施“月月谈”谈心谈话制度4个多月来,每月抽取10%的合同制员工进行访谈,收集到员工意见和建议276条,通过分类派发到相关责任部门,100%予以答复,问题解决率达58%。
畅通道 倾听员工心声
如何发挥思想政治工作优势,主动关心和积极疏导员工思想上的困惑和疑虑,通过思想政治工作广泛动员、团结员工、凝聚人心、提振士气?镇江分公司党委一班人苦苦思索,反复磋商后拿出一个解决方案。
从2017年12月起,分公司党委实施“月月谈”谈心谈话工作制度,由人力、党群和工会的骨干员工组成“月月谈”工作小组,每月按10%的比例随机抽取合同制员工及关键服务岗位的外包制员工,采取面谈或电话访谈方式,重点询问被访谈人对当前的工作状态是否满意、工作中和生活中有什么困难需要帮助,以及对公司或部门有什么意见和建议,广泛收集基层员工的意见,倾听一线员工的心声。
市场竞争激烈,需要搭建问题处理的虚拟团队,以便于项目的推进;办公楼四楼自来水管道老化,每天早晨都要先放掉管道中的锈水后才能使用;IT权限管理复杂、申请流程冗长,建议简化审批流程,提高工作效率……通过“面对面”访谈,短短40天内收到员工意见和建议122条,内容涉及营业管理、工作流程、员工福利、渠道管理、装维支撑等多个方面。
工作组成员甘卉说:“跟一线员工访谈沟通,没想到能听到这么多员工的真实想法和肺腑之言,在我们的引导下,员工从一开始的吞吞吐吐持怀疑态度,到把心打开、把事摆开、把话说开,慢慢达到了从谈心到交心,从交心到知心的效果。”
建流程 闭环解决问题
“一线员工十分辛苦,我们除了在物质上倾斜、流程上减负,还需要党组织在精神上激励和心理上关怀。然而,关心关爱员工不能停留在口头上,收集上来的问题如何从系统和流程上去解决,给员工一个满意的答复,是体现谈心制度是否有效的实证。”公司党委书记、总经理江冲在党委会议上提出议题。
经过党委会讨论,公司成立了问题梳理研判小组及问题反馈宣贯小组。访谈小组每月5日至15日认真完成访谈工作,及时做好问题记录和汇总。由各部门业务骨干组成的问题梳理研判小组召开研判专题会,对问题进行梳理研判,形成问题处置意见,明确问题责任单位及时派单。相关部门收到问题派单后,认真分析研究问题,积极寻求合理有效的解决方案,于每月25日前反馈处置方案。属于解释、宣传类的问题,制定解释宣传方案并形成宣传口径脚本;属于可实施类的问题,制定问题处置的实施方案,方案做到有实施计划、有完成时间。
工作组成员牵头汇总问题处置方案,于每月底通报提问部门,部门问题反馈宣贯小组成员在5个工作日内完成问题处置方案在本部门内的宣传,确保部门每一位员工知晓。综合调度中心根据工作组派单,对问题处置方案的落实情况进行回访抽查,并将抽查结果上报工作组。工作组在月底前通报上月“月月谈”工作开展情况,通报的内容包括问题收集的情况、问题处置方案的制定情况、问题处置方案的落实情况、员工对问题答复及落实情况的满意度情况等;每半年根据“月月谈”工作开展情况提交公司党委一份决策参考,对企业干部员工的工作、生活、心理等方面进行动态分析,作为促进各部门工作改进的有力依据。
闭环式流程管理及时发现和化解了员工内心的“疙瘩”和“疑点”,及时研判和分析了支部党员和员工的心理动态,真正做到“件件有落实,事事有回音”。
解困惑 让心慢慢靠拢
网络操作维护中心青年员工出差较多,手机流量普遍不够用,但因为补贴因素又不能改成无限量套餐,因此出差的时候感觉特别不方便,唯恐流量超出。问题提出后,分公司及时调整了《员工通信费补贴补充管理办法》,帮助员工迁改了省内不限量套餐,让员工可以轻松用手机,不必再为流量超出而烦恼。
分公司办公楼水箱和供水管道老化,每逢周一上午经常出现浑浊水和异味水,饮水安全问题严重,很多员工通过自己烧水或喝矿泉水解决,既不方便也不安全。收到问题后,分公司召开总经理办公会,集体决策投资200余万元,对供水管道及开水器全部换新,目前已完成施工单位招标,9月底完成饮用水改造,届时员工可以喝上放心水。
客户运营中心员工反映工作现场老鼠多,希望给予及时处理。公司物业请专业单位来灭鼠,共捉了5只,物业在现场常年布放粘鼠板,解决老鼠猖狂的问题。
访谈中一些员工反映多年岗位未调整,看不到职业发展的希望,公司管理层讨论后答复:2017年省公司已统一开展了岗位体系优化工作,公司将按照省公司要求,根据员工年度考核结果、职业发展积分等因素,及时开展岗位晋升工作。
创新中心员工反映工作中电子审批流程复杂,领导一忙,采购和合同会签流程就会停滞,感觉整个工作都跟着停滞,非常不方便。财务部门答复:公司所有合同无论金额大小都需经过财务部主任岗,流程确实很多,建议合同管理部门按内控权限设定控制节点,采购和合同会签等可以选择不同主任处理,流程发起人、责任部门领导需要承担各自的审核责任,到财务会签会顺利和快一些。
这一桩桩一件件员工诉求的回复,解决了员工最关心、最直接、最现实的问题,搭建起一条企业与员工之间心连心的绿色情感通道,让员工与管理者之间的心慢慢靠拢,实现了从“谈心”到“同心”的飞跃。
除此之外,为啃下“硬骨头”,分公司将每季度召开党委会议,专题讨论解决员工提出的一时难以解决的合理诉求,力争事事都能解决,给员工一个满意的答复。